Üst Menu
Search
Generic filters

Ana Menu

Dijital Arşivlemenin Önemi

polis_dergi_temmuz_2013_033 polis_dergi_temmuz_2013_034 polis_dergi_temmuz_2013_035Giriş

Arşiv hizmetlerinin amacı; belgeleri korumak, aranan belgenin kolay ve süratli bir şekilde bulunmasını sağlayarak, ilgililerin kullanımına sunmak ve bunlarla ilgili tedbirlerialmaktır. Başlıca görevi ise, belgeleri tespit etmek, ayrımını yapmak, kayba uğramaktan korumak, gerekli şartlarda saklamak ve yararlanmaya sunmaktır.

Küçükten büyüğe her kurum için arşiv çok önemlidir, çünkü arşiv bir kurumun hafızasıdır. Geçmişini bilmeyen, geçmişine sahip çıkmayan millet ve devletler, geleceklerine de sahip çıkamaz ve var olamazlar.

Türk Yurdu, arşiv açısından büyük bir zenginlik taşımaktadır. Bunlara örnek olarak;

Başbakanlık Osmanlı Arşivi: Ülkenin en zengin arşivi, İstanbul’daki Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne bağlı Osmanlı Arşividir. Bu arşivde Osmanlı Devletininmerkez teşkilatı ve kuruluşları olan Divan-ı Hümayun, Bab-ı Asafi ve Bab-ı Defteri ve bu ana kuruluşlara bağlı olan kalem ve dairelere ait olan defterler ile evrakı içinealmaktadır. Topkapı Sarayı Arşivinin devamı niteliğinde bulunan İkinci Abdülhamit Han’ın Yıldız Sarayı Arşivi de, Osmanlı Arşivinin bir bölümünü meydana getirmektedir. Şuanda 100 milyonun üzerinde tarihî belge bulunduran “Başbakanlık Osmanlı Arşivi” yalnız Türkiye’nin değil, Osmanlı’nın sona ermesinden sonra kurulan 20’den fazla devletindeana arşivi durumundadır.

Başbakanlık Cumhuriyet Arşivi: Ankara’daki Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne bağlı Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanlığı, 1976 yılında kuruldu. CumhuriyetArşivi Daire Başkanlığında; Millî Mücadele, Meclis Hükümetleri ve Cumhuriyet Dönemine ait belgeler vardır. 1920 yılından başlayıp, tasnifi yapılarak, işlem tarihi üzerinden otuzyıl geçen belgeler, araştırmacıların hizmetine sunulmaktadır. Türk devlet ve millet hayatını ilgilendiren tarihî, hukuki, idari, siyasi, iktisadi, bilimsel ve kültürel içerikteki her türlübelge, tasnif edilerek kataloglar halinde araştırmaya açılmaktadır.

Topkapı Sarayı Müzesi Arşivi: Tanzimat’tan önce padişahlarla ilgili evrak ve defterlerin, azil ve idam edilen veya mallarına el konulan devlet adamlarının evlerinde bulunan bu gibi belgelerin sarayda saklanması usuldendi. İstanbul’daki bu arşivde, en eskisi Orhan Gazi zamanına kadar giden 10.726 defter ve 12.724 vesika vardır.

Tapu Kadastro Genel Müdürlüğü Arşivi: Ankara’da bulunan bu arşivde on altıncı yüzyılın son tapu tahrir defterleri ile 1848’den sonraki tapu kayıtları muhafaza edilmektedir.

Şer’iye Sicilleri Arşivi: Şer’i mahkemelerin verdiği dava ve karar defterleriyle, merkezden verilen emirlere ait vesikaları muhafaza etmektedir. 1941’de Adalet Bakanlığıtarafından Millî Eğitim Bakanlığına devredilmiştir. Ankara’daki Millî Kütüphanede muhafaza edilmektedir.

Vakıflar Arşivi: Vakıflar Genel Müdürlüğüne bağlı olarak faaliyet gösteren Vakıflar Genel Müdürlüğü Arşivinde ve Vakıflar Bölge Müdürlükleri bünyesindeki arşivlerde vakıf kayıtları ile ilgili belgeler muhafaza edilmektedir.

TBMM Arşivi: 1920 yılından beri çıkan yasalar, tutanaklar vs. saklanmaktadır. Ayrıca devlet daireleri, belediyeler, okullar, özel kuruluşlar ve ailelerin arşivleri de vardır.

EGM Arşivi: İsviçre modelini esas alarak, 04. 06. 1937 tarih ve 3201 Sayılı Emniyet Teşkilatı Kanununun 16 ıncı maddesi hükmüne göre üç büro ile şube müdürlüğüseviyesinde kuruldu. 16.08.1974 tarihinden itibaren belgeler, mikrofilme ve mikro karta çekilmeye başlandı. O güne kadar şube müdürlüğü seviyesinde hizmet verilmekte iken, 28.11.1974 tarihli Bakanlık Onayı ile Emniyet Genel Müdürlüğü Başyardımcılığına bağlı “Arşiv ve Dokümanlar Daire Başkanlığı” adını alarak Daire Başkanlığı seviyesineçıkarıldı. 14.07.1982 tarihinde ise “Arşiv ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı” adını aldı. Emniyet Genel Müdürlüğü kurum arşivi, konu esasına dayalı şahıs, olay, eser, kuruluşüzerine kurulu bir sistemle hizmet vermektedir.

Günümüzde birçok kurum ve kuruluşun ağırlıklı olarak kullandıkları sistem dijital arşiv yöntemidir. Hatta daha önce klasik yöntemle düzenledikleri arşivleri de dijital ortamaaktarmaya çalışmaktadırlar. Çünkü artık dosyalamalar elektronik ortamda yapıldığından arşivdeki dosya, doküman ve benzeri belgeler dijital ortamda istenmektedir.

Dijital arşiv sistemi, dosyaların veya belgelerin taranarak veya taranmış dosyaların sisteme aktarımı yapılarak kategorilere ayrılmış, temel arşiv sistemlerine uyumlu,elektronik ortamda dosyanın indeks, tarih, arşivdeki adres bilgileriyle birlikte veri tabanı oluşturulduğu bu sistem; gerektiği anda ilgili konu bilgileriyle anında erişim yapabilmeyisağlayan bir arşiv yönetim sistemidir.

Dijital arşiv klasik arşive göre birçok yönden avantajlı, daha rahat ve çok daha kullanışlıdır. Çünkü dijital ortama aktarılan yazılar artık istenen anda çok kısa zamanda hazırhâlde bulundurulur. Klasik arşivlemede kâğıt üzerinde bulunan yazılar kimyasal yapıları ve bulundukları ortamın özellikleri nedeniyle zamanla renk solmasına, hatta görüntünün veyazının kaybına neden olmaktadır. İşte dijital arşivleme yöntemi bu tür materyallerin uzun süre saklanması ve bozulmadan defalarca kullanımını kolaylaştırmaktadır.

DİJİTAL ARŞİV NASIL OLUŞTURULUR

Kurum veya kuruluşların arşiv bölümüne, bilgi veya belgeler genellikle iki şekilde gelir. Bunlardan birincisi, sanal ortamda, diğeri ise, yazılı materyal olarak gelir. Sanalortamda gelen arşivlik materyallerin sisteme dâhil edilmesi kolaydır. Yazılı olarak gelen materyaller ise bazı işlemlere tabi tutulur. Bunlar için önce dosya oluşturulur, taranır,kategorisi belirlenir ve sisteme dâhil edilir.

Günümüzde kurumlar arşivlerini dijital sisteme dönüştürmeye başladılar. Bunun için de bilgisayar teknolojisinden yararlanılmaktadır.1964’de Brüksel’de yapılan“Uluslararası Arşiv Konferansı”nda arşivlerde bilgisayar kullanılması dile getirildi. Bilgisayarlar arşivlere ilk defa yardımcı araçlar olarak girdiler.1970’li yıllarda arşivlerdebilgisayarlar, uzmanların yardımıyla elektronik daktilo gibi kullanılmaya başlandı. 1980’ler ise daha ileri sistemlerin geliştirilmesi çabaları ile geçti.

Gelişen teknolojiye paralel olarak daha sonraları ise, bilgisayarın aktif düzeyde kullanılmasıyla birlikte arşivcilikte, bilgisayar tarafından okunabilir katalog sınıflamaformatları kullanılmaya başlanılarak standart veri hizmetleri oluşturuldu. Arşivcilikte bilgisayarın kullanımının esas amacı; bilgiye ulaşmada yönlendirici katalog bilgilerin vegerekli altyapı desteğinin verilmesidir. Bunun yanında arşiv dokümanlarının dijital ortama aktarılarak ana kaynağın yıpranmasını önlemek ve aynı anda birden çok kullanıcınınhizmetine bilgileri sunmaktır.

Bilgilere kolay ulaşımı sağlamak amacıyla kurulan bilgi yönetim sistemleri, günümüzde doküman tabanlı ve veri tabanlı ortamlar olarak karşımıza çıkmaktadır.

Bu çerçevede Emniyet Genel Müdürlüğü, fiziki ortamda arşivlenen belge ve evrakın yedeklenmesi amacıyla 1986 yılında faaliyete geçirilen mikrofilm sisteminin maliyetinin yüksek olması, ayrıca bu sistemin teknolojik gelişmelerin gerisinde kalmasından dolayı 2002 yılında dijital arşivleme sistemine geçti. Bu sistem ile arşivlerde muhafaza edilen evrakın, bilgisayar ortamına aktarılarak daha güvenli saklanması ve hızlı bir şekilde istenilen bilgiye yerinde ulaşılması sağlanmaktadır.

Elektronik ortamlarda üretilen belgeler, 23 Ocak 2004 tarihinde Resmî Gazete’de yayımlanarak 23 Temmuz 2004 tarihi itibariyle yürürlüğe giren “ Elektronik İmza Kanunu” ile hukuken de kabul görür hale geldi. Bu düzenleme ile Emniyet Genel Müdürlüğü merkez ve taşra teşkilatında belgelerin elektronik ortamda alınıp gönderilmesi çalışmalarına başlanıldı. Şu an gelen evrak projesi kullanılmakta, giden evrak projesi ile ilgili çalışmalar hâlen devam etmektedir.

Hem Elektronik Belge Yönetim Sistemi hem de Elektronik Arşivleme Yönetim Sistemine geçilmesi, emniyet teşkilatının bilgi akışını hızlandıracak, dolayısıyla bilgi çağınıyaşayarak bir adım önde olacaktır.

Sonuç

Kurulduğu tarihten itibaren, geçmişine sahip çıkan ve bulunduğu çağın gereklerini ve yeniliklerini hızla bünyesine alan emniyet teşkilatı; arşivleme alanında da bu geleneği devam ettirmekte ve geçmişinden hiç kopmadan, yeni teknolojik gelişmeleri sürekli hayata geçirmektedir.