YÖNETİM BECERİLERİNDEN BİRİ: ZAMAN YÖNETİMİ

Bilgi birikiminin kartopu gibi büyüdüğü, bilginin işlevselliğinin ve etkisinin her geçen gün biraz daha arttığı küresel bir dünyada yaşıyoruz. Bu nedenle, yaşanan hızlı değişim ve teknolojinin baş döndürücülüğü karşısında insanların, yaşamlarının her anını verimli bir şekilde kullanarak kendilerini geliştirmeleri ve yetiştirmeleri gerekmektedir. Değişimin zorladığı sürekli öğrenme süreci günümüzde tercihten öte bir zorunluluk haline gelmiştir.  

Sürekli öğrenen ve kendini yenileyen insanın en belirgin özelliği, zamanı yönetebilmesidir. Peki zaman yönetimi nedir? Cochran’a göre “zaman yönetimi”; zamanın yönetimi değil, zamanla ilişkili olarak insanların davranış ve hareketlerinin yönetimidir. Ferner’e (1980:45) göre ise; önemli olan saati/zamanı yönetmek değildir, zaman içinde insanın kendisini yönetebilmesidir (Akt. Arslan 2003). Bir başka deyişle, insanın kendisini, kendi davranışlarını yönetmesi, zamanı etkin ve verimli kullanabilme becerisine sahip olmasıdır. Beceri diyorum çünkü insanın kendisini yönetmesi kadar zor bir iş olamaz. Zor da olsa zora talip olmak gerekir. Bu yüzdendir ki, günümüze ancak zora talip olanların ve zoru başaranların isimleri ulaşmıştır. Adair’in (1998) dediği gibi “zamanını nasıl boşa harcayamayacağını bilen birisi, her şeyi yapabilir ve zamanını nasıl kullanacağını bilen birisi de istediği her şeyi elde eder.”

Her konunun uzmanı, kendi uzmanlık alanını en önemli olarak görür. Örneğin sosyolog, herkesin sosyoloji bilmesi gerektiğini, psikolog hayatın her alanında insanın psikoloji bilimine ihtiyaç duyduğunu, matematikçi, matematik kadar hemen herkesin az da olsa bilmesi gereken bir başka konu olmadığını iddia eder. Bu düşünce tarzı bana yıllar önce duyduğum bir fıkrayı anımsattı.

“ Tatilini deniz kenarında geçirmekte olan bir profesör, bir balıkçı ile kayıkla denize açılır. Bu kısmen gezinti kısmen balık avlama amaçlı deniz seyahati esnasında profesör hep kendi alanıyla ilgili konulardan bahseder ve arkasından balıkçıya hitaben; sen bunları biliyor musun?der. Bilmiyorum cevabı alınca da “O zaman gitti ömrünün yarısı.”der. Tabi balıkçı buna çok sinirlenir ancak belli etmez. Günün ilerleyen saatlerinde aniden gökyüzünü kara bulutlar kaplar ve şiddetli bir fırtına başlar. Balıkçı döner profesöre; “yüzme biliyor musun?” diye sorar. Profesör korku panik arası ses tonuyla: “Bilmiyorum.” diye cevap verir. Bunun üzerine balıkçı: “O zaman gitti ömrünün tamamı.” der.

Henüz zaman yönetimi konusu için uzmanlık alanım diyemem ancak şunu iddia edebilirim ki, zamanı etkin ve verimli kullanabilmek, fırtınalı bir günde yüzme bilmek gibidir. Peki insan, zamanı nasıl kullanmaktadır. Zamanı yönetme anlamında ne tür yanlışlar yapılmaktadır?

Her insanın içine düşmüş olduğu zaman tuzakları, yanlış uygulamaları vardır. Kimisi özellikle yönetim kademesinde olanlar, zamansız telefon ve ziyaretçilerle çok vakit kaybederler; astlarına güvenmediklerinden her işi kendileri yapma gibi anlamsız bir çaba ve yoğunluk içerisine girerler. Kimisi çok dağınık çalışır ve bu yüzden aradığı evrakı veya eşyayı bulmak için çok zaman harcar; işlerini eve taşır eşine ve çocuklarına yeteri kadar zaman ayıramaz…

Bu noktada öncelikle yapılması gereken insanın zamanını nasıl kullandığını, nerelerde yanlış ve eksiklerinin olduğunu görmesidir. Ancak bu aşamadan sonra hata ve eksikleri düzeltme çabası içerisine girilebilir. Zaman yönetimi seminerlerinde ve bu konu ile ilgili çeviri kitaplarda rastlasam da burada ABD, Ohio eyaletinde State Highway Patrol Academy’de düzenlenen “Yönetim Becerilerini Geliştirme Semineri”nde işlenen zaman yönetimi ile ilgili 35 soruluk bir ankete yer vereceğim.

Aşağıdaki her bir soru, insanın zamanını kullanım şekli hakkında fikir vermektedir. Aşağıdaki anket araştırmasında durumunuza uygun bir sonuç almak istiyorsanız kendinize karşı dürüst olunuz. Anketi doldururken sizin uygulamalarınıza uyan rakamı daire içine alınız.

Puan anahtarı:

Her zaman veya Evet=     1

Genellikle=                        2

Bazen=                             3

Nadiren=                           4

Hiçbir zaman =                 5

Durumuma Uygun Değil= Y

Zaman Yönetimi Anketi

1.    Amaçlarınızı açıkça tanımladığınız yazılı bir listeniz var mı?     

2.    Zamanı nasıl kullandığınızı görmek için geçmişte herhangi

      bir çalışmanız oldu mu?                                                                   

3.   Amaçlarınızı ve önceliklerinizi her gün yazar mısınız?             

4.  Günlük amaçlarınızı ve önceliklerinizi sekreteriniz                   

veya astınızla her gün gözden geçirir misiniz?                                

5.   İhtiyaç duyduğunuzda rahatsız edilmeyeceğiniz bir

zaman dilimi bulabiliyor musunuz?                                                 

6.   İşinizden kaynaklanan sorunların sıklıkla üstesinden

      gelebiliyor musunuz?                                                                       

7.   Önemli bir işle meşgulken telefona cevap vermemeyi 

tercih eder misiniz?                                                                         

8.   Zamanınızı haftalık ve günlük olarak planlar ve programlar

mısınız?                                                                                            

9.   Yolculuk ve bekleme zamanlarınızı bir şeyler üretmek

      amaçlı olarak kullanır mısınız?                                                         

10.  Mümkün olduğu müddetçe işleri aslara devreder misiniz?       

11.  Astlarınızın kendi işlerini ve vermeleri gereken kararları

      size devretmesine mani olur musunuz?                                         

12.  Mümkün olduğu kadar sekreterinize yardım eder misiniz?       

13.  Her gün arkanıza yaslanıp ne yapmakta olduğunuz ve

neyi başarmaya çalıştığınızla ilgili kafa yorar mısınız?                     

14.  Geçen haftalar içerisinde zamanınızı çalan bir iş, eylem

yada kişiden kurtuldunuz mu?                                                    

15.  Gerçekten zamanınızı kontrol altında tuttuğunuzu

düşünüyor musunuz?                                                                      

16.  Çalışma masanız ve odanız iyi dizayn edilmiş ve

düzenli durumda mı?                                                                      

17.  Başarılı bir şekilde stresin, tansiyonun ve gereksiz

endişelerin üstesinden gelebiliyor musunuz?                                

18.  Toplantılarınızda başarılı bir şekilde zaman kaybını

önleyebiliyor musunuz?                                                                  

19.  Neye/nelere karşı istek, beceri ve eğiliminiz

      olduğunu keşfettiniz mi?                                                                  

20.  Görevlerinizi öncelik ve önem temelinde

mi yürütüyorsunuz?                                                                        

21.  Geçtiğimiz ay içerisinde zaman yönetimi problemlerini

astlarınızla tartıştınız mı?                                                                 

22.  Astlarınızın sizi kendi işlerine çekmesine mani olur musunuz?      

23.  Diğer insanların sizi bekleyerek zaman kaybedeceklerini  

düşünerek randevularınıza dikkat eder misiniz?                              

24.  Başkalarının yapmak zorunda oldukları belki de kendi

başlarına yapabilecekleri işleri yapmayı reddeder misiniz?            

25.  Astlarınızı, sekreterinizi ve meslektaşlarınızı

gerçekten önemli ve bekleyemez konular dışında

rahatsız etmemeye özen gösterir misiniz?                                     

26.  Yapmış olduğunuz zaman planına uyar ve tüm

işlerinizi zamanında bitirir misiniz?                                               

27.  Mesleğinizde sizi başarıya taşıdığına inandığınız bazı

      önemli faaliyetleri tanımlayabilir misiniz?                                       

28.  Zaman kaybına neden olan kırtasiyecilik ve benzeri 

uygulamaları azaltabildiniz mi?                                                   

29.  Rahatsızlık verenleri ve plansız ziyaretçileri  ölçüsü

içerisinde etkili bir şekilde kontrol etmekte misiniz?                      

30.  Kendinizi 6 ay öncesinden daha iş bitirici

ve organizeli birisi olarak görüyor musunuz?                                  

31.  Okumalarınızda sürekliliği sağlayabiliyor musunuz?                 

32.  Akşamları ve hafta sonları için eve iş getirmeyi bıraktınız mı?   

33.  Gerektiğinde “hayır” diyebilme yeteneğine sahip misiniz?         

34.  Astlarınızı eğitmeye ve geliştirmeye yeteri kadar

zaman ayırabiliyor musunuz?                                                          

35.  Kendiniz, yaratıcılığınız, çalışmalarınız, toplum

ve ailenize yönelik faaliyetleriniz için yeterli

zamana sahip olduğunuzu düşünüyor musunuz?                          

Bu tarz araştırma anketlerinin en zevkli yanı, değerlendirme sonunda alınan puandır. Eğer bir de iyi bir puan alınmışsa, kişi için bu gerçekten gurur verici, özgüveni artırıcı bir durumdur.

Eğer araştırma anketini doldurmuş iseniz daire içine aldığınız rakamları toplayınız ve toplam puanınızı bulunuz. Bütün sorulara yanıt verdiyseniz 70 ve aşağısı gayet iyi, 71-105 normal/orta, 106 ve üzeri puan ise kişinin zaman yönetimi konusuna ciddi olarak eğilmesi gerektiğini gösteren bir sonuçtur.

Siz yine de 70 üzerinde bir puan almışsanız her bir madde üzerinde tek tek düşünün. Eğer soruyu 1 veya 2 rakamı dışında değerlendirmişseniz o konuda kendinizi yetiştirmek için zaman harcayın, nerede yanlış yaptığınızı, hangi etkenlerin sizi bu davranışa ittiğini tespit edin. Daha sonra sorun temelli olarak yeni davranış biçimleri geliştirmeyi deneyin. Unutmayın! zaman sizi değil, siz zamanı yönetmelisiniz. Hala ikna olmamışsanız veya anketi kendinize uygulamamışsanız bir kez de Adair’i dinleyin:

“Bugün hem tüm dünlerimin hasatıdır hem de tüm yarınlarımın açılış müziğidir. Bugün öyle bir andır ki, istersem o an içinde dünlerimi gözden geçirebilirim. Aynı şekilde istersem, ileriye dönük düşünür ve aynı şekilde gelecekte izleyeceğim yolu gösterecek olan yıldızları belirlemeye çalışabilirim. Fakat bugün yalnızca dünün ve yarının gölgesi altında değildir. Bugünün de kendine has istekleri, görevleri, olanakları, ümitleri ve korkuları vardır. Bu unsurlardan bazıları dün ve yarınla bağlantılı olabilir. Özellikle yarınla bağlantılı olanları belki bugün fark edemeyiz, ama yarın gelip de bir an için geriye dönüp bakarsak işin aslını anlarız….özetle dün, bugün ve yarın birbiriyle bağlantılıdır ve her gün için dikkatli, özenli bir zaman yönetimi ve planlaması yapılmalıdır(Adair, J; Adair, T. 1998:72)”.!!!

KAYNAKÇA

Adair, J; Adair. T. (1998) Zaman Yönetimi Öteki Yayınevi:Ankara

Arslan, M. (2003) “Zaman Yönetimi ve Yöneticilerin Zaman Yönetimini Etkileyen Zaman Tuzakları” Polis ve Sosyal Bilimler Dergisi Yıl:1, Sayı:1, s.271-280, Zeugma Matbaacılık:Gaziantep