SORUN YÖNETİMİ YA DA SORUNLAR İÇİNDE KENDİNİ YÖNETME

Yunus YAŞAR

Kom. Yrd.

Polis Koleji Müdürlüğü

        Sınıflar Şube Müdürlüğü

Sistemin işleyişinde aksaklıklara ya da sistemi kısmen veya tamamen çökertebilen eksiklere kısaca sorun adını verebiliriz. Sorun denildiğinde çağrışım yapan kavramlar nelerdir? Anormallik , çözüm gerektiren , çözümlendiğinde rahatlatan , hedefleri engelleyen , olumsuzluk.

Görüldüğü üzere genel itibariyle itici bir mesaj söz konusu ve negatif algılama karşımıza çıkmaktadır. Herkesin kendine ait bir kavram sözlüğü vardır. Kişi ölçeği ve kurum bağlamında soruna yeni anlam yükleyelim .Çapraz bulmaca sorun mu dur ? Kimse çözmemiz için bizi zorlamıyor. Peki niçin bulmaca çözüyoruz ?Ego tatmini , zaman geçirme , bilgi edinme Hepimizin yüklediği anlamlar farklı farklıdır.

Çiçek resmi çizer misiniz ?

Şimdi sizden sorunun resmini çizmenizi istiyorum. (30 saniyeniz başladı)

Neticeye baktığımızda somut olan çiçek kavramını soyut olan sorun kavramına oranla daha rahat ve daha kolay ifade ediyoruz. 

Konu sorunların yaygınlığı değil , sorunları algılama , adını koymadır. Örneğin eski model bir televizyon var ve çok az kanalları gösteriyor. Siz o televizyon için son teknolojinin kullandığı bir anten kullanırsınız ve beş-on kat daha fazla kanalı gösterecektir.

AMA GENELLİKLE KALİTEYLE KARŞILAŞMANIN ADINI SORUN OLARAK GÖRMÜYORUZ. Bu antenlerimizin alıcılık gücüne bağlı.

Şimdi sizden nerede bulunuyorsanız bulunduğunuz yere ait sorunları aksaklıkları yazmanızı istiyoruz.

1-    2-       3-   4-    –    6-      7-     8-

Bir odada bulunuyorsanız yukarıda yazacaklarımız neler olabilir ?

1-     Işık düzeyinin yetersiz olması

2- Oda düzensizliği

3-  Havalandırmanın olmayışı vs.                          

Örnekleri daha fazla çoğaltabiliriz. Maddelerin sayısı artmaya başladıkça detaya daha da yaklaşılmaktadır. Başlangıçta duvardaki küçük bir leke sorun değilken ,detaya yöneldikçe sorun kapsamına girmektedir. Burada şunu fark ediyoruz: Duyarlılık eşiğini düşürmeniz sorun farkındalık kapasitenizi arttıracaktır.  

Bu konuyu sadece kedimiz değerlendirdiğimizde belki 10-15 maddelendirme yapabiliriz. Ama grup olarak herkesin fikri ve yazdıkları değerlendirilirse ortaya en azından 50 tane madde çıkacaktır. (Bir elin nesi var , iki elin sesi var)

Sonun belirleme açısından simülasyon çerçevesinde düşünebilmek çok önemlidir.(Pilotların eğitiminden konuyu hatırlayacaksınızdır) Teorik olarak ortaya çıkabilecek sorunlara açık olmak gerekmektedir. Kurgulama ise sorunları yazmak ve yedek planları hazırlamaktır.

ÖRNEK:EV KAPISINDAN İŞYERİ KAPISINA KADAR YAPACAKLARIM

EV KAPISI ………………………………………………………………………………İŞ KAPISI

Kapıyı kontrol edenim , anahtarı cüzdanıma koyarım , merdivenlerden inerim , posta kutusuna bakarım , aynı yoldan otobüs durağına gelirim , servisi beklerim ve binerim , iş yeri kapısında inerim.

Bunlar yapacaklarımın sadece birkaçı. Şimdi sizlere soruyorum. Fakat evin kapısından sadece evin önüne inene kadar yapacaklarınızı yazınız ve çıkabilecek aksilikleri ihmal etmeyin.

İşte bu yaptığımız ŞOM SENARYO ÇALIŞMASI dır. Olabilecek her türlü sorunu yazmak ve ne ters gidebilirim cevaplarını aramak gerekir. Yani doğabilecek tüm mikro sorunları her işlem kavşağında yazmalıyız.

Şunu sorabilirsiniz “Bütün sorunlar ortada iken işin içinden nasıl çıkacağız ?” .İşte  bu aşamada şu iki unsuru göz önünde bulunduracağız: ETKİ VE OLASILIK .

OLASILIK:( Gerçekleşme olasılığı ) ve ETKİ:(Sisteme etkisi nedir , sonucu nedir )

Örneğin ;olasılık %1 ve etkisi %99 olursa ve hazırlıksız yakalanırsınız vay halinize. Tersi durum da söz konusudur. Etkisi %100 ve olasılık 1000’de 1 ise ona göre değerlendirmeyiz. Unutmamalıyız ki  bir sorunla karşılaşır karşılaşmaz çözüm arayışına girmek başlı başına bir sorundur. O sadece buz dağının görünen kısmıdır.

 Sorunların 1/5 kritiktir. Diğer 4/5 i ise sıralamada daha sonra gelir. Ortada 20 adet problem varsa , bunların 4 tanesi öncelikli olarak çözülmek zorundadır. Ölçmek nicel verilerle donatmak gerekmektedir. Boy sırası için yönetim , bilgi , istihbarat desteğinin sürdürülmesi gerekiyor.

Sorun üzerinde farklı kişilerin etkileşimini sağlamak için gereklidir. Etkileşim için en az 5 kişi en çok 15 kişi uygundur. Avantaj şudur: grubu oluşturan üyelerinin her birinin potansiyelinin grup bazında bunların aritmetik toplamının ötesine geçebiliyor olmasıdır. 1+1 =3.Bunu başarabilmeleri için grup üyeleri beyin,akıl , yürek ve gönül olarak kaynaşmalıdırlar.

Sorun belirleme ve çözme yaratıcı düşünce ile algılanmaktadır. Olaylara taze açıdan bakmak ve olaylar arasında daha önceden kurulmamış kavramlar kurmak Özgür ve özgün yolculuk yapmak yaratıcı düşünceyi ateşlemektedir.“Ben kim , yaratıcı düşünce kim” dememek gerekmektedir. Bu çok yanlış bir yanılgıdır. Hepimizde yaratıcı düşünce vardır. Özellikle çocuklarda içgüdüsel merak inanılmazdır. Yaratıcı düşünce hem akıcı hem esnek olmayı gerektirir. Akıcılık birim zamanda elden geldiğince çok motif türetebilmek , esneklik ise farklı alanlarda motifler türetmektir. Ayrıca üretilen düşüncelerin orijinalliği ve kullanım değeri önemlidir. Konumuz profesyonel yaşamsa sadece orijinallik tek başına yeterli değildir. İkisini bir arada sağlamak zorundayız. Farklı ölçeklerle de olsa hepimizde yaratıcı düşünce vardır. Bende bir birim sizde on birim. Ama mutlaka vardır. Önemli olan açığa çıkartmak için gayret göstermektir. Bazen birkaç saatlik eğitim hayatımızın akışını değiştirmektedir.

SORUNLARI ÇÖZERKEN

BAZI MORAL DEĞERLERİ ÖDEYECEKSİNİZ.

ÖZGÜVENİZİ KAYBEDECEKSİNİZ.

BELKİ UZUN ZAMAN ALACAK

AMA MUTLAKA BAŞARILI OLACAKSINIZ.

Kolay bir yolculuk değil ama sandığınız kadar da imkansız değil.

Herkese başarılar.