Üst Menu
Search
Generic filters

Ana Menu

ZAMAN YÖNETİMİ

        

                                                                                   Hamza ALTINTAŞ

                                                                                                       Ank.   Trf. Dent. Şb. Mdr. Yrd.

Bu değerli varlığı  gerektiği kadar rasyonel şekilde kullanamadığımız sürece; kaybedeceğimiz değerleri onarmamız ve tekrar yerine  koymamız  mümkün olamayacaktır. Bakış açısını değiştirerek konu irdelendiğinde iyi kullanılan ve hedeflenen amaç doğrultusunda doldurulan zaman öncelikle kişinin kendisine sonra yakın çevresine ve nihayet yaşadığı topluma kazançlar sağlayacaktır.       

Bir çok kişi zamanın kendisine yetmediğinden zamanı planlayamadıklarından yakınırlar. Aslında insan zamanı yönetmez , yönetemez! Çünkü akreple yelkovanın hareketi bizim yönetimimizin dışındadır.Bunlar durmaksızın hareket ederler ve biz ne yaparsak yapalım, zaman önceden kararlaştırılmış bir hızla akıp gider. Mesele saati yönetmek değil, kendimizi zaman içinde yönetebilmektir [1]. Asıl konu SİZSİNİZ ; işinizi nasıl yaptığınız ve hayatınızı nasıl yaşadığınızdır. Unutmayın ki  en iyi öğretmeniniz kendinizsiniz:

1.  Kendinizin en iyi öğretmeni sizsiniz .

2.  Sorumluluk alın. Başkalarını suçlamayın.

3.  Öğrenmek istediğiniz her şeyi öğrenebilirsiniz.

4.  Gerçek kavrayış kendi tecrübelerinizin bir yansımasıdır.[2]

 Nasıl tükettiğimizi anlayamadığımız zamana  farklı bir perspektiften bakmaya çalışalım “ her sabah hesabınıza 86.400 dolar yatıran bir banka düşünün. Gün boyu istediğiniz kadar parayı harcamakta veya harcamamakta serbestsiniz. Bunu istediğiniz herhangi bir şekilde kullanabilirsiniz – sadece bir koşul var: harcamayı başaramadığınız meblağ ne kadarsa , ertesi güne devretmez. Ve onun hiçbir bölümünü her ne nedenle olursa olsun, saklayamazsınız. Bir önceki günün tamamını harcamış veya hiçbir bölümünü harcamamış da olsanız ertesi sabah hesabınızda  yine 86,400 dolar bulacaksınız.                     

Farkında olsanız da olmasanız da yaşamınızın her gününde bu durumla karşılaşmaktasınız. Zaman BANKA dır ve size her gün istediğiniz gibi harcayabileceğiniz 86,400 saniye verilir. Ve bu saniyeleri kullanmayı başaramazsanız, onları ebediyen kaybedersiniz.”                 

“Zamanın çoğu saatler değil ,dakikalar halinde boşa harcanır. Dibinde ufak bir delik bulunan bir kova da kasten boşaltılmış bir kova kadar boştur.  “ diyor Paul J. MEYER.[3] Çoğumuzun aksine başarılı insanlar zamanın değerinin farkındadır. Büyük devlet adamı ve yazar Benjamin Franklin ; zamanın ne olduğunu soranlara “ Sen hayatı sevmez misin? Öyleyse zamanını boşa harcama , zira hayat ondan yapılmıştır “ diyerek , insan hayatında zamanın değerini açıkça ortaya koymuştur.

KENDİNİZİ  NASIL YÖNETİRSİNİZ? 

Zaman size ait bir şeydir. Onun size hükmetmesine  izin vermemeli siniz; siz ona hükmetmelisiniz. Kendinize hükmedemezseniz  zamana da hükmedemezsiniz İnsanoğlu doğayı kontrol edecek kadar akıllı ama kendini kontrol etmekte zorlanmaktadır. .Zamanı yönetmek için kendimizi yönetmenin yöntemleri şunlardır:

ZAMAN ÇİZELGESİ : Zamanı bir programa bağlamaya çalışan yöneticiler bu programı uygulayamadıklarını görmüşler. Zamanın programlanması zorunludur. Çünkü başkalarının deneyimlerine bakarak  bazı alışkanlıklarımızı değiştirmek son derece güçtür.

SÜRÜNCEMEDE  BIRAKMAK: Alışkanlıklardan vaz geçebilmek için öz disiplin  ve kararlılık gereklidir. Bir yönetici : sürüncemede bırakma huyunun kendisini neredeyse tuzağa düşürüp boğmak üzere olduğunu anlayıp savaşı şu basit kurallarla kazanmış:

1. Sürüncemede bırakma huyunun sizi felce uğrattığı alanı bulun ve onu  fethedin.

2. İşleri önem sırasına göre düzenleyin ve sorunları sırayla halledin .

3. Kendinize zaman sınırları koyun.

4. Zor sorunlardan kaçmayın.

5. Mükemmellik arayışınızın sizi felce uğratmasına izin vermeyin .Emin olana kadar her şeyi ertelersiniz hiçbir  şeyi başaramazsınız.

 Yönetim planlamayla başlar. Planlama; nereye gitmek istediğini ve o hedefe nasıl gideceğini mantıklı bir biçimde önceden kararlaştırmaktır.  Önlerindeki işlerin çekiciliğine kapılan yöneticiler olduğu kadar ayakta kalmanın ancak etkili bir planlama ile mümkün olduğunu bilen ve sonuna  kadar mücadele eden yöneticiler de vardır.[4]

Zamanları olmadığı gerekçesiyle planlamaya karşı çıkan yöneticiler uzun vadede kazanacakları zamanı ve elde edecekleri yüksek verimi görememektedirler. Greenwalt şöyle der: Planlamada kullanılan her dakika uygulamada üç yada dört dakika kazandırmaktadır.

 Stratejik Planlama:

Eski bir Çin Atasözü şöyle der: “Balık tutmak amacıyla ırmağa gitmek yeterli değildir, yanınızda ağ da götürmelisiniz. Yani, plansız hedef sadece bir düştür. Plan yapmanın amacı bir hedefe ulaşmak için yapılacak işleri kolaylaştırmaktır. Her plan açık bir hedef ve bunu izleyen adımları kapsamalıdır. Bu adımlar:

-Kolay tanımlanabilir

-Ölçülebilir

-Zaman çizelgesi olan

-İlerlemeyi karşılaştırmak için denek taşları bulunan

-Geri bildirim alınabilecek adımlar olmalıdır.

Zaman Stratejisi

  • Sabah ilk iş olarak, en zor ve tatsız işleri ele alın; böylece günün geri kalan kısmı size daha çok zevkli gelecektir.
  • Tatsız olan iş, çoğunlukla üstesinden gelemediğiniz iştir!
  • Zor işleri bir kenara koyarak yapmaktan kurtulabileceğinizi sanmayın; sonunda bunları ya bir başkası üstlenecek ya da bir bunalıma neden olacaklardır.
  • İşin bitiş tarihini aşmayın, aksi takdirde başkalarının işlerini zamanında bitirmelerini hangi yüzle isteyebilirsiniz?
  • Eve iş götürmeyin, ileride bu bir hastalık haline gelecektir!
  • Durmadan eve iş götürmeniz, o iş için uygun olmadığınız anlamına gelir. İş bitince eve gidin. Böylece günlük işleri zamanında yapmaya mecbur kalmış olacaksınız.
  • Birisiyle herhangi bir konuda konuşmak için 5 (beş) dakikadan daha fazla zaman harcamak çok ender olarak gerekebilir.
  • Sizi görmek isteyen birisini, yarım saat ya da bir saat sonra değil HEMEN görün.
  • Mümkün olduğunca başkalarının ofisinde oturmaktan kaçının. Ayakta durmak ivedilik hissini uyandırır.
  • Yapmakta olduğunuz ya da önerdiğiniz hiçbir şey için özür dilemeyin! “Rahatsız ettiğim için özür dilerim” veya “işinizi böldüğüm için kusura bakmayın” demeyin. Eğer bu sözler doğruysa zaten yapmamanız gerekiyordu.
  • Bir problemin önce en son bölümünü anlatarak söze başlayın ve yalnızca sorulan soruların gerektirdiği kadar geriye gidin, bu zaman kullanımını en aza indirger.
  • Eğer siz bilgi verilmeye değer birisi iseniz, yani bir sorunun çözümlenmesi için size bilgi vermeye çalışmak umutsuz bir zaman israfı değilse, size bilgi verilecektir.
  • Bir arkadaşınızla tartışırken başka bir arkadaşınız yanınıza gelirse, “bizde tam şu konuyu tartışıyorduk” demeyin. Tartışmaya üçüncü bir kişiyi daha sokmuş ve zamanı katletmiş olursunuz.
  • Karışık bir durumun neredeyse dörtte üçünü anlatıp sonra da “neyse, zaten bunları yazılı olarak size ulaştıracağım” diyen tiplerden olmayın.
  • Kendi kişisel işiniz dışında hiçbir yazışmayı ASLA imzalamayın. Eğer imzalarsanız, yazıyı yazan kızar, yazıyı alanın aklı karışır ve siz de sahtekar durumuna düşmüş olabilirsiniz.
  • Size gönderilmiş olan fax, mektup veya notları -zorunlu olmadıkça, ayrıca yanıtlamak için kağıt aramayın. Gelen yazının altına kısa bir yanıt yazın ve onu gönderene yeniden gönderin. Artık bu gibi davranışlar kabalık olarak görülmüyor ve pek çok büyük kuruluş dış yazışmalarını böyle yürütüyor.
  • Daha önceden saptanmış olan toplantı gününü ve saatini, ilginizi çekebilecek başka bir şeyi kaçırmak pahasına bile olsa, asla iptal etmeyin ve geç kalmayın. İnsanların böyle bir şey yapmalarının tek nedeni kendilerinin diğer sıkıcı insanlardan daha önemli ve vazgeçilmez olduklarına inanmalarıdır.
  • Zamanında işinize gelin!
  • Gevezelikten kaçının!
  • Hiçbir şeyi, bir sözcüğü, bir satırı ya da bir cümleyi iki kez okumayın. Kendinizi bu şekilde davranmaya alıştırırsanız yaptığınız işe daha iyi konsantre olursunuz.[5]

Hayatla, işle veya kişinin kendisiyle ilgili hedefler koymasından sonra yapması gereken; bunlar doğrultusunda önceliklerini saptamak. Çünkü kişinin önüne yapması gereken birçok iş gelebiliyor ama hangisinin daha önce yapılacağını bu hedefler belirliyor. Örneğin; hedef eldeki projenin belirlenmiş zamanda bitirilmesiyle ilgiliyse kişinin öncelikle projeyle ilgili işlerini yapması gerekiyor. Önceliklerin belirlenmesinin bir diğer yanı ise çevredekilerin kişinin önüne “acil işler” getirmesini en aza indirmesi. 

Kişinin zamanını çalan unsurlar yalnızca kendi kontrolü dışında gerçekleşenler değil. Örneğin, kişilerin kendilerine zor görünen işler yerine, daha kolay halledebileceği işleri yapması da bir zaman kaybı. Buna zaman yönetimi kavramları arasında “ertelemecilik” deniyor. Bireylerin genellikle kendilerine zor görünen işleri “ daha sonra yaparım” mantığıyla ertelemesi anlamına geliyor. 

Zaman hırsızlarının hepsinden kaçınmak mümkün değil. Ancak onları en aza indirmek bizim elimizde. Öncelikle her gün planlama yapmak için zaman ayırmak gerekiyor. İş plan yapmakla da bitmiyor. Önemli olan plana uyulması. Ayrıca uzmanlar planlamaların yalnızca işi kapsamaması; aile, arkadaşlarla geçirilecek zamanın ya da kişisel işlerin de planların içine dahil edilmesi gerektiğini bildiriyorlar. 



[1] JOSEPH, Ray. Epilson. İstanbul.1994.shf.272

[2] BENNİS.Warren.Bir Lider Olabilmek 1989, Sistem Yayıncılık.

[3] ALPARGU.Nergis, 31.12.2001 , www.egitim.com, üniversiteliler sitesi editörü

[4] JOSEPH, Ray. Epilson. İstanbul.1994.shf.272.

[5] web_elektronik;iş dünyası,31.12.2001